Condizioni Generali di Utilizzo

1. Oggetto del servizio

Il Servizio mette a disposizione strumenti per la gestione digitale dell’attività di manutenzione antincendio: anagrafiche di clienti e sedi; censimento dei presìdi (estintori, naspi, idranti, manichette, porte REI, lampade di emergenza) con QR-code e import da foglio di calcolo; motore normativo e scadenzario automatico; ordini di lavoro e calendario; app mobile per i tecnici con funzionamento offline, checklist, fotografie e firma elettronica semplice del cliente; registro antincendio, cartellini ed etichette; preventivi, pre-fatture e ricevute; portale per il cliente finale con sorveglianza periodica; magazzino ricambi; indicatori operativi; esportazione completa dei dati.

2. Che cosa il Servizio non è

In particolare, le date di scadenza calcolate dal motore normativo (sorveglianza, controllo, revisione, collaudo, fine vita) sono elaborazioni sui dati inseriti dall’Utente — tipologia e famiglia del presidio, data di costruzione, data dell’ultimo intervento — effettuate secondo le regole configurate nel Servizio. Sono d’ausilio alla pianificazione e non sostituiscono né il giudizio del tecnico manutentore né la verifica della norma applicabile al singolo presidio, che può differire per prescrizione del fabbricante, per disposizione del Comando dei Vigili del Fuoco o per la disciplina specifica dell’attività soggetta.

Il Servizio, inoltre: non certifica la conformità dei presìdi né dell’attività dell’Utente; non attesta la qualificazione del personale che esegue gli interventi; non è un organismo di controllo. I documenti che genera — registro antincendio, cartellino di manutenzione, bolla di intervento, pre-fattura — sono compilati con i dati e le conferme dell’Utente e acquistano valore soltanto attraverso l’assunzione di responsabilità di chi li sottoscrive.

3. Registrazione e account

Per usare il Servizio l’Utente crea un account fornendo dati veritieri, completi e aggiornati. È responsabile della custodia delle credenziali e di ogni attività svolta tramite il proprio account e tramite quelli degli Utenti finali che ha creato, e si impegna a comunicare tempestivamente al Fornitore ogni uso non autorizzato scrivendo a supporto@firetrace.it.

Alla data della presente versione il Servizio è offerto in beta privata: la registrazione autonoma è consentita agli indirizzi ammessi dal Fornitore, e ogni nuova azienda parte da un periodo di prova gratuito al termine del quale è richiesta la sottoscrizione di un piano (§4).

4. Piani, prezzi e periodo di prova

I piani disponibili e i relativi prezzi sono indicati nella pagina Abbonamento del Servizio e su firetrace.it. Il corrispettivo dovuto dipende dal piano scelto, dai moduli che esso comprende e dal numero di utenti operativi (gestore e tecnici) che il piano consente. Il superamento di tali limiti richiede il passaggio al piano corrispondente: l’Utente ne viene informato nel Servizio prima di confermare l’operazione. Il Fornitore può concordare con il singolo Utente un prezzo personalizzato; in tal caso è quello, e non il listino, a essere esposto nella pagina Abbonamento.

Periodo di prova. Ogni nuova azienda dispone di un periodo di prova gratuito di 15 giorni, senza inserimento di dati di pagamento. Il Fornitore può concedere a propria discrezione estensioni della prova; la durata non sarà in ogni caso inferiore a 15 giorni. Alla scadenza, in assenza di sottoscrizione, l’accesso alle funzioni operative viene limitato mentre i Dati restano conservati ed esportabili nei termini del §8.

Imposte. I prezzi indicati si intendono al netto di imposte, tasse e oneri di legge eventualmente applicabili. Alla data della presente versione il Fornitore opera in un regime fiscale che non prevede l’applicazione dell’IVA sui corrispettivi (art. 1, commi 54-89, L. 190/2014): l’importo esposto è pertanto l’importo effettivamente dovuto dall’Utente e non vi sono imposte da aggiungere. Qualora, per effetto di modifiche normative o di variazione del regime fiscale del Fornitore, imposte o oneri divenissero applicabili, essi saranno aggiunti al corrispettivo e addebitati a partire dal primo pagamento successivo alla relativa comunicazione, inviata con un preavviso di almeno 30 giorni. In tal caso l’Utente può cessare l’uso del Servizio senza penalità entro la data di decorrenza.

Imposta di bollo. L’imposta di bollo dovuta sulle fatture di importo superiore a € 77,47 è compresa nel corrispettivo indicato nel listino e non viene mai addebitata in aggiunta: l’importo esposto al momento dell’acquisto è l’importo totale del documento fiscale. In fattura l’imposta è esposta in voce separata a soli fini di trasparenza, all’interno del totale e non oltre.

Variazioni di listino. Gli aumenti di listino non incidono sul periodo già pagato e sono comunicati con un preavviso di almeno 30 giorni; si applicano a partire dal primo pagamento successivo alla comunicazione. L’Utente che non intenda accettarli può semplicemente non rinnovare, esportando i propri dati.

5. Pagamenti, fatturazione e rinnovo

Il pagamento avviene tramite il fornitore di pagamento indicato nel Servizio (attualmente Stripe), oppure mediante bonifico bancario: in quest’ultimo caso la richiesta inviata dal Servizio è una proposta di attivazione, e il piano viene attivato dal Fornitore dopo il riscontro dell’accredito. L’importo addebitato è quello esposto per esteso nell’ultimo passaggio prima del pagamento. I dati della carta non transitano né sono conservati sui sistemi del Fornitore: sono trattati direttamente dal fornitore di pagamento sulle proprie pagine.

Scadenza, periodo di tolleranza e blocco. Alla scadenza del periodo pagato il Servizio entra in un periodo di tolleranza di alcuni giorni (alla data di questa versione, 3 giorni), durante il quale l’accesso resta pieno e l’Utente è avvisato nel Servizio. Decorso il periodo di tolleranza senza un nuovo pagamento, le funzioni operative sono bloccate in sola lettura: i Dati restano consultabili ed esportabili, e nulla viene cancellato per il solo fatto del mancato rinnovo. La cancellazione è regolata dal §8.

Dati di fatturazione e documento fiscale. Per sottoscrivere un piano è necessario fornire i dati necessari all’emissione del documento fiscale: ragione sociale o nome e cognome, Codice Fiscale o Partita IVA, indirizzo, indirizzo email e, per i soggetti che vi sono tenuti, codice destinatario SDI o PEC. Sono richiesti al momento della sottoscrizione e non alla registrazione. La fattura è emessa nei termini e con le modalità previste dalla normativa applicabile e recapitata attraverso il Sistema di Interscambio; copia di cortesia è inviata all’indirizzo email indicato.

Cambio di piano. Il passaggio a un piano superiore ha effetto dal pagamento che lo attiva. Il passaggio a un piano inferiore ha effetto dal periodo successivo e presuppone che la configurazione dell’azienda — numero di utenti operativi, moduli in uso — rientri nei limiti del piano di destinazione. In nessun caso una modifica di piano comporta la cancellazione dei dati già inseriti dall’Utente: i moduli non più compresi diventano inaccessibili, non vuoti.

6. Obblighi e responsabilità dell’Utente

L’Utente si impegna a: (a) usare il Servizio nel rispetto della legge, della normativa tecnica antincendio applicabile e delle presenti Condizioni; (b) inserire dati corretti e trattare come titolare del trattamento i dati dei propri clienti, referenti, tecnici e collaboratori (vedi l’Informativa privacy); (c) non tentare di accedere ad aree o dati di altre aziende, né di aggirare le misure di sicurezza del Servizio, né di eseguire test di intrusione non autorizzati; (d) verificare la correttezza degli esiti e dei documenti prodotti dal Servizio prima di consegnarli al cliente finale o di farne uso verso le autorità; (e) non rivendere, sublicenziare o mettere a disposizione di terzi il Servizio senza accordo scritto con il Fornitore; (f) mantenere aggiornati i propri recapiti di contatto e di fatturazione; (g) informare i propri clienti, ai sensi degli artt. 13 e 14 GDPR, del trattamento dei loro dati tramite il Servizio — ivi comprese la firma elettronica semplice, le fotografie e le coordinate di posizione raccolte in occasione dell’intervento, nonché la generazione assistita dei testi di cui al §11 ove decida di avvalersene — e raccogliere, ove necessario, il relativo consenso o presa d’atto; (h) verificare i requisiti che la normativa pone alla propria attività e al personale che esegue gli interventi, e rispettarli.

L’Utente manleva e tiene indenne il Fornitore — che per i dati dei clienti finali agisce quale responsabile del trattamento ai sensi dell’art. 28 GDPR — da ogni pretesa o responsabilità derivante dal mancato adempimento degli obblighi di cui alla lettera (g).

7. Limitazioni d’uso e uso personale dell’account

L’abbonamento è riferito all’azienda e ogni accesso è personale. L’Utente abilita i propri tecnici e collaboratori nei limiti dei posti previsti dal piano, creando per ciascuno un accesso proprio: la condivisione delle stesse credenziali fra più persone non è consentita. Qui non è una regola d’ordine. La checklist di un controllo, la fotografia di un presidio e la firma elettronica semplice raccolta sul posto valgono nella misura in cui è possibile dire chi li ha prodotti e quando: un account condiviso distrugge quell’attribuzione e, con essa, la ricostruibilità dell’intervento.

È inoltre vietato: estrarre massivamente i dati del Servizio con strumenti automatici (scraping); rivendere, ridistribuire o mettere a disposizione di terzi il Servizio o i suoi contenuti; utilizzare il Servizio per gestire aziende diverse da quella configurata nel proprio account senza il corrispondente piano; decompilare, sottoporre a reverse engineering o replicare il software; eseguire azioni che possano sovraccaricare l’infrastruttura. La violazione costituisce inadempimento grave e legittima la sospensione o la cessazione del Servizio, fermo il risarcimento del danno.

8. Dati dell’Utente, backup ed esportazione

I dati inseriti dall’Utente restano di sua esclusiva titolarità. Il Servizio mette a disposizione in qualsiasi momento l’esportazione completa dei dati dell’azienda in formati aperti e riutilizzabili (archivio ZIP con file CSV), senza necessità di richiesta né attesa di riscontro.

Resta a carico dell’Utente la responsabilità di esportare e conservare periodicamente una copia indipendente dei propri dati, e di mantenere ove necessario i registri alternativi utili alla continuità della propria attività. In fase beta il Fornitore non garantisce backup completi, conservazione a tempo indeterminato o recuperabilità dei dati in caso di guasto.

Alla cessazione del rapporto i Dati restano esportabili per 30 giorni; trascorso tale termine sono cancellati dai sistemi di produzione, mentre una copia di backup — a soli fini di sicurezza e di tutela legale — è conservata per 24 mesi e quindi distrutta definitivamente. In caso di cessazione del Servizio nel suo complesso il Fornitore garantisce un preavviso di almeno 30 giorni per consentire l’esportazione.

9. Proprietà intellettuale

Il software, il marchio, il logo, il design, la documentazione e il know-how del Servizio sono e restano di esclusiva titolarità del Fornitore o dei suoi licenzianti e sono protetti dalla normativa su diritto d’autore e proprietà industriale. All’Utente è concessa una licenza d’uso non esclusiva, non cedibile e revocabile, limitata alla durata del rapporto e all’uso interno della propria azienda. È vietato riprodurre, decompilare, modificare o distribuire il software o qualsiasi sua parte, e utilizzare il marchio FIRETRACE senza autorizzazione scritta.

10. Disponibilità del servizio e manutenzione

Il Fornitore adotta misure ragionevoli per garantire la continuità del Servizio, senza tuttavia garantire un funzionamento ininterrotto o esente da errori. Gli interventi di manutenzione programmata vengono, ove possibile, eseguiti in fasce orarie a basso traffico e comunicati in anticipo se comportano indisponibilità prolungata. Restano possibili interruzioni non programmate dovute a cause tecniche, di sicurezza o a fornitori terzi; il Fornitore si impegna a ripristinare il Servizio nel più breve tempo ragionevolmente possibile.

A regime il Fornitore potrà indicare un obiettivo di disponibilità (es. 99% su base mensile); l’eventuale mancato raggiungimento darà diritto esclusivamente a crediti sui periodi successivi, con esclusione di risarcimenti in denaro. In fase beta nessun livello di servizio è garantito.

Uso offline dell’app mobile. L’app per i tecnici funziona senza connessione e sincronizza i dati al ritorno in rete: l’Utente è tenuto a verificare l’avvenuta sincronizzazione al termine della giornata di lavoro. Il Fornitore non risponde della perdita di dati rimasti sul dispositivo e mai sincronizzati.

11. Calcoli, esiti automatici e intelligenza artificiale

Il Servizio produce elaborazioni sui dati inseriti — scadenze normative, importi dei preventivi e delle pre-fatture, indicatori del periodo — e, in una singola funzione facoltativa, si avvale di un modello di intelligenza artificiale per proporre i testi di un preventivo (oggetto, introduzione, condizioni commerciali). Su questo punto valgono quattro precisazioni, che l’Utente accetta espressamente.

• Che cosa viene trasmesso, e a chi. La generazione dei testi non avviene sui sistemi del Fornitore: ogni richiesta comporta l’invio a un fornitore terzo di intelligenza artificiale dei soli dati commerciali del preventivo — ragione sociale del cliente, nome della sede, descrizioni e quantità delle righe, importi, validità dell’offerta. Non vengono mai trasmessi fotografie degli interventi, firme, coordinate di posizione, documenti, anagrafiche complete né alcun dato del censimento dei presìdi. Il fornitore terzo è scelto e vincolato contrattualmente dal Fornitore, che lo nomina sub-responsabile del trattamento ai sensi dell’art. 28.4 del Regolamento (UE) 2016/679 e risponde del suo operato; tratta i dati per il solo tempo e per il solo scopo necessari a restituire il testo e non li utilizza per addestrare i propri modelli.
• La funzione è facoltativa e compresa nell’abbonamento. Nessun dato viene trasmesso se non è l’Utente a chiedere espressamente la generazione, e ogni testo proposto può essere scritto a mano. La lettura è compresa nei piani che la prevedono, senza chiavi da configurare e senza addebiti a consumo; il Fornitore si riserva di introdurre soglie di utilizzo per piano, comunicandole preventivamente. Se il fornitore terzo non è raggiungibile, il Servizio propone un testo standard predefinito e non si interrompe.
• L’esito è una proposta da confermare, mai un dato salvato da solo. La generazione produce una bozza che l’Utente vede, corregge e conferma: nulla viene registrato senza una conferma umana. Ne consegue che il contenuto del preventivo inviato al cliente è dell’Utente che lo ha confermato.
• Nessuna decisione automatizzata. Il Servizio non assume decisioni con effetti giuridici o analogamente significativi sull’Utente o sui suoi clienti, e non effettua profilazione commerciale dell’Utente.

Lo stesso principio vale per i calcoli: scadenze, totali e indicatori sono elaborazioni di ciò che l’Utente ha registrato e delle regole che ha configurato. Un dato d’ingresso errato produce un risultato errato, e il controllo di quanto viene consegnato al cliente finale o portato a supporto di un adempimento resta dell’Utente (§2).

12. Limitazione di responsabilità

Nei limiti massimi consentiti dalla legge, il Fornitore non risponde di danni indiretti o consequenziali (perdita di profitto, di avviamento o di opportunità commerciali), di perdita di dati imputabile a fattori esterni o alla mancata esportazione da parte dell’Utente, di adempimenti mancati o errati derivanti da dati inseriti dall’Utente, né di malfunzionamenti di servizi di terze parti (fornitori di fatturazione elettronica, di pagamento, di posta elettronica, di intelligenza artificiale, di hosting e banca dati).

In ogni caso la responsabilità complessiva del Fornitore è limitata all’importo dei corrispettivi effettivamente pagati dall’Utente nei dodici mesi precedenti l’evento dannoso; in fase beta, quando il Servizio è fornito a titolo gratuito e “così com’è”, la responsabilità è esclusa nella misura massima consentita dalla legge. Nulla nelle presenti Condizioni esclude o limita la responsabilità per dolo o colpa grave o nei casi in cui la limitazione non è ammessa dalla legge.

13. Servizi di terze parti

Il Servizio si avvale di fornitori terzi qualificati per banca dati e autenticazione, hosting ed esecuzione dell’applicazione, invio delle email di servizio, incasso dei pagamenti, generazione assistita dei testi e, su attivazione dell’Utente, trasmissione delle fatture ai propri clienti tramite i servizi di fatturazione elettronica integrati. L’elenco dei soggetti che trattano dati personali è indicato nell’Informativa privacy e aggiornato al variare dei fornitori.

Le funzionalità che dipendono da sistemi esterni possono essere soggette a limitazioni, indisponibilità o modifiche imposte dai rispettivi gestori, non imputabili al Fornitore. Le credenziali dei servizi esterni che l’Utente sceglie di configurare sono conservate cifrate e utilizzate esclusivamente per eseguire le operazioni che l’Utente richiede.

14. Sospensione e recesso

Il Fornitore può sospendere l’account in caso di uso illecito, mancato pagamento o violazione delle Condizioni, dandone comunicazione all’Utente con preavviso scritto ove possibile. L’Utente può cessare l’uso del Servizio in qualsiasi momento dalle impostazioni del proprio account; l’esportazione dei dati resta disponibile prima della cessazione e nei 30 giorni successivi (§8).

15. Assistenza

L’assistenza è fornita tramite i canali indicati nel Servizio e all’indirizzo supporto@firetrace.it, in lingua italiana e nei giorni lavorativi. Il Fornitore si impegna a prendere in carico le richieste in tempi ragionevoli, senza garanzia di tempi di risoluzione predeterminati. Le comunicazioni fra le parti avvengono all’indirizzo email indicato in fase di registrazione, che è onere dell’Utente mantenere aggiornato.

16. Quadro normativo di riferimento

Il Servizio opera in un contesto normativo che resta di competenza dell’Utente in quanto esercente. I principali riferimenti richiamati dalle sue funzioni sono: UNI 9994-1:2024 (manutenzione degli estintori: sorveglianza, controllo, revisione, collaudo) · UNI 671-3 (naspi e idranti a muro) · UNI 11473 (porte e sistemi di chiusura resistenti al fuoco) · UNI CEI 11222 (impianti di illuminazione di emergenza) · UNI 11280 (cartellino di manutenzione) · D.M. 1° settembre 2021 (controlli, verifiche e manutenzione degli impianti e delle attrezzature antincendio, e relativo registro) · D.M. 7 gennaio 2005 (classificazione e omologazione degli estintori portatili) · D.Lgs. 81/2008 in materia di salute e sicurezza sul lavoro · Reg. (UE) 910/2014 (eIDAS) per la firma elettronica semplice · Reg. (UE) 2016/679 (GDPR) e D.Lgs. 196/2003. L’elenco è indicativo e non esaustivo: non costituisce consulenza e non esonera l’Utente dalla verifica della normativa applicabile alla propria attività e ai singoli presìdi, comprese le prescrizioni del fabbricante e le disposizioni locali.

17. Modifiche alle Condizioni

Il Fornitore può aggiornare le presenti Condizioni. Le modifiche sostanziali sono comunicate via email o con avviso nel Servizio con almeno 15 giorni di preavviso; l’uso continuato del Servizio dopo l’entrata in vigore costituisce accettazione della nuova versione, e in caso di disaccordo l’Utente può cessare l’uso del Servizio senza penali. La versione accettata e la relativa data sono registrate a sistema, così che sia sempre ricostruibile che cosa è stato accettato e quando.

18. Disposizioni finali, legge applicabile e foro

L’eventuale invalidità o inefficacia di una singola clausola non travolge le restanti disposizioni. La mancata o ritardata applicazione di un diritto da parte del Fornitore non costituisce rinuncia allo stesso. L’Utente non può cedere il contratto senza consenso scritto del Fornitore; il Fornitore può cederlo nell’ambito di operazioni societarie, dandone comunicazione. Le presenti Condizioni, unitamente all’Informativa privacy e all’Accordo sul trattamento dei dati (DPA), costituiscono l’intero accordo fra le parti sull’oggetto qui trattato.

Le presenti Condizioni sono regolate dalla legge italiana. Per ogni controversia è competente in via esclusiva il Foro di Rovereto, salve le disposizioni inderogabili a tutela del consumatore ove applicabili. Per qualsiasi comunicazione: email supporto@firetrace.it — PEC the-traces@pec.it.